Deze softwarestraat past ons als een handschoen

Overview

Vermetten Accountants en Adviseurs

Meer dan 150 medewerkers van Vermetten Accountants en Adviseurs ondersteunen ondernemers dagelijks op het gebied van financiële planning, juridisch advies, audit, bedrijfsopvolging, pensioenadvies, mediation, arbeidsrecht, salarisadministratie, personeel en algemeen mkb-advies. De afgelopen jaren is Vermetten een samenwerking aangegaan met diverse Brabantse accountantskantoren. De accountants- en adviesorganisatie was daarom op zoek naar een systeem om de uitwisselbaarheid van kennis over de vestigingen heen te waarborgen. Vermetten kwam uit bij Caseware. “Dit is software die voor ons gaat werken.”  

Uitdaging

Automatiseren is een must

Aan het woord zijn Eric van Wanrooij AA, bedrijfsadviseur, directielid en vestigingsleider in Tilburg, en Jurgen Kolsteren AA, bedrijfsadviseur en vestigingsleider in Gilze. Eric: “Als je toekomst wilt hebben in de accountancy, moet je vaktechnisch gezien aan twee zaken voldoen. De eerste is natuurlijk het voldoen aan de wet- en regelgeving en het op orde hebben van je dossiers. Onder andere Autoriteit Financiële Markten legt daarvoor eisen op aan accountantskantoren.” Jurgen vult aan: “Minstens zo belangrijk is automatisering. In de toekomst ontlenen we daar ons bestaansrecht ook aan. Bijvoorbeeld door ondernemers te voorzien van inzichten en advies op basis van de boekhouding die we onder ogen krijgen.” Automatisering is zeker een noodzaak, maar niet alleen vanuit het toekomstperspectief, beschouwt Eric. “Nee, we groeien snel. Autonoom en door aansluitingen. Dan krijg je ermee te maken dat niet iedereen dezelfde programma’s gebruikt. Als je optimaal gebruik wilt maken van de kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit binnen de kantoren, dan moet je wel de uitwisselbaarheid vergroten. Hierdoor kan je de kennis of capaciteit van het ene kantoor inzetten bij het andere. Dat maakt ook dat we onze kernwaarden waar kunnen maken: deskundig, daadkrachtig, doeltreffend. En dat alles zonder gedoe.”

“Met Caseware zetten we de digitale stappen die we willen zetten. Dit is software die voor ons gaat werken.” – Eric van Wanrooij, Directielid en Vestigingsleider bij Vermetten

Oplossing

Softwarelandschap in zijn geheel vervangen

Enkele medewerkers vormden een projectgroep waar Jurgen deel van uitmaakte en gingen aan de slag. “Begin 2019 zijn we gestart met de aanpak van ons gehele softwarelandschap. We begonnen met de software voor het schrijven van uren. Daarna volgden facturatie, CRM en rond de zomer de software voor rapportage- en dossiervorming. Je kunt wel zeggen dat 2019 in het teken stond van verandering en eigenlijk trekken we dat in 2020 door.” Het softwarelandschap in zijn geheel vervangen, deed Vermetten bewust. Eric: “We zijn dynamische aanpakkers. Als we zo’n groot project voor ons zien, staan er meteen mensen in onze organisatie op die in korte tijd het geheel beetpakken. Tegelijkertijd heb je zo direct draagvlak omdat meerdere eigen medewerkers bij het project betrokken zijn. Het mes snijdt aan twee kanten.”

Geïntegreerd CRM-systeem

De verschillende soorten software moesten met elkaar kunnen ‘praten’. Eric: “Zodat je op een geïntegreerde manier in één keer informatie inbrengt en het op alle benodigde plaatsen in de straat van onze software terechtkomt.” De keuze bij CRM viel op AuditCase van Caseware. Die software centraliseert al de prospect-, klant- en relatiegegevens online. Jurgen: “AuditCase praat op zijn beurt weer moeiteloos met de modules van Caseware zelf en er zit potentie in de stap naar de cloud die zij met Caseware Cloud aanbieden. In de cloud ontstaan er ook weer mogelijkheden om op een moderne manier met klanten samen te werken. We zien dus een softwarestraat die ons als organisatie echt als een handschoen past.”

Waarom het Caseware werd

Integratie en toekomstbestendigheid. Dat waren de belangrijkste uitgangspunten voor de keuze voor Caseware, geeft Eric aan. “We weten dat de accountancy digitaler wordt. Met deze software kunnen we de klant meer bij onze processen betrekken, waardoor de afstand tussen ons kantoor en klant minder groot wordt.” Negen leveranciers mochten op de koffie komen, maar Caseware sprong er duidelijk bovenuit. Jurgen: “In 2015, toen waren we in Gilze nog een Unit 4-kantoor, kreeg ik een roadmap van Caseware gepresenteerd. De ontwikkeling richting cloud en de integratie van de verschillende onderdelen software die ze daar presenteerden, hebben ze ook waargemaakt.” Eric sluit aan: “Zij lopen voorop in de markt. De plannen voor integratie van de delen van de software zijn dusdanig ver, dat we geen andere leverancier hebben gevonden die dit kan evenaren. Daarom hebben we bewust gekozen voor deze softwarestraat met daarin de Caseware-gerelateerde onderdelen.”

Resultaten

Betrouwbaarder, efficiënter, sneller

Dat zijn de Caseware-modules Working Papers, Samenstel Manager, Financials en de Controle Manager. Voor de implementatie schakelde Vermetten de hulp in van Full Finance, implementatiepartner van Caseware. Jurgen: “De projectgroep en de stuurgroep konden zo snel en flexibel schakelen, testen en wijzigingen uitvoeren. Bij zowel het formuleren van de plannen als de implementatie. Met superusers binnen ons kantoor hebben we daarna testen gedaan. Eerst bij de auditgroep, later bij de gehele samenstelpraktijk. Daar kwamen continu wijzigingen uit, die we door de korte lijntjes over en weer eenvoudig konden oppakken.” Zo doorliep Vermetten van september tot en met december 2019 het implementatietraject. Eric: “Gebruikers zijn enthousiast, ook over de nieuwe mogelijkheden. Bijvoorbeeld om met Cloud en de apps te gaan werken. Dat motiveert. Kortom, de implementatie is op een uiterst prettige manier gegaan. Hiermee zetten we de digitale stappen die we willen zetten. Uiteindelijk willen we naast rapportage, dossiervorming en cloud, dit ook inzetten voor analyse richting onze cliënten. Zo gaat de software nog meer voor ons werken.