Controle Manager 2018

Cloud helpt accountant bij kwaliteitsverbetering controle

11-07-2018

CaseWare heeft versie 2018 van de Controle Manager het levenslicht laten zien. Bas Sperling, productowner compliance: “Dat betekent dat je als accountant beter en met meer kwaliteit kan samenwerken aan controle-opdrachten, in de cloud.”

Want daar is een wereld te winnen, stelt Sperling er achteraan. “Cloud op zich is geen doel, maar een middel. En dat middel is bij uitstek geschikt om de door de Autoriteit Financiële Markten zo gewenste verbetering in controledossiers aan te brengen.” De productowner compliance legt uit. “Controle Manager is een systeem waarmee accountants controle-opdrachten aanmaken. Binnen het dossier vindt de accountant exact de stappen die hij doorloopt voor een controle-opdracht. Dat zegt nog niets over hoe je met verschillende controle-opdrachten omgaat en hoe je daar samen kunt werken.”

Diepgravend samenwerken aan controle-opdrachten

Versie 2018 zet in op samenwerken. “Bij controle-opdrachten werken teams diepgravend samen aan één opdracht. Accountantskantoren weten over het algemeen wel wat er speelt binnen een dossier, maar vaak ontbreekt het overzicht van de voortgang over dossiers heen. Dat hebben we met cloud toegevoegd.” Cloud heeft diverse voordelen, aldus Sperling. “In de cloud werken, betekent dat je één versie van de waarheid hebt. Geen losse bestanden zwervend op de computers van de teams, maar één plaats waar je alles bewaart. Ook geen harde schijf meer waarbij diverse leden van het team hun computer aankoppelen. Nee, dat gedoe is er niet meer. Je kunt met de Controle Manager in de CaseWare cloud 24 uur per dag, van welke locatie dan ook, bij je dossier. Je kunt zelfs tegelijkertijd in het dossier werken. En je hebt altijd consistentie van je brondata.”

Samenwerkingsplatform maakt verbeterslagen in dossier mogelijk

Maar het maakt ook benchmarking mogelijk. “Op basis van de data die je genereert, kun je controle-opdrachten met elkaar vergelijken. We hebben nu drie controle-opdrachten in een branche uitgevoerd. Er komt een vierde controle-opdracht aan. Welke informatie hebben we al beschikbaar? Je kunt ook zien wie wat heeft gedaan op welk moment? En je kunt eenvoudig rollen, autorisaties en versiebeheer instellen en laten zien. Het online samenwerkingsplatform bewerkstelligt zo een verbeteringslag in de dossiers. Je stelt verschillende rollen in. Als dan bijvoorbeeld de assistent-accountant aan de slag gaat, ziet hij in zijn dashboard welke opdrachten en werkzaamheden voor hem zijn ingepland. De controleleider kan op zijn beurt een dashboard instellen met de vijf controle-opdrachten waarvoor hij collega's aanstuurt. Wat is de status van die opdrachten?”

Effectiever en efficiënter de controle-opdracht oppakken

Op die manier pakt het accountantskantoor de controle-opdracht effectiever en efficiënter op. “Je kunt beter overzien wat er in het veld gebeurt. Dat is niet alleen handig voor de controleleider, maar ook voor de compliance officer van het accountantskantoor. Die kan het overzicht raadplegen om te zien of hij vreemde zaken tegenkomt. Bijvoorbeeld als er iemand heel veel boekingen in een controledossier doet. Maar ook als er frauderisico's worden gemeld. Hij kan daar zelfs een notificatie voor instellen.” De controleleider kan ook dergelijke notificaties aanmaken. “Hij krijgt een signaal als documenten van een controle-opdracht niet in de juiste volgorde zijn ingevoerd. Bijvoorbeeld als er al met de uitvoering is begonnen, terwijl de planning nog niet klaar is.” 

Versie 2018 heeft ook nieuwe functionaliteiten in zich. Sperling: “We hebben de controlestrategiematrixen uitgebreid met het oog op de volledigheid van de omzet, zodat je op die post meer gegevens kunt vastleggen. Je kunt omzet nu splitsen in meerdere stromen. Zo kun je een zeer gedetailleerde controle krijgen op de volledigheid van opbrengsten.”

Cloudoplossing is GDPR-ready

De cloudoplossing is volledig GDPR-ready, voegt Sperling er aan toe. “Data in het systeem en het dataverkeer zelf zijn versleuteld. Daarnaast kun je autorisatie via een zogenaamd tweewegsysteem instellen. Dat betekent dat de gebruiker naast een inlognaam en een wachtwoord, ook een SMS met een code krijgt die hij of zij moet invullen.” Het gaat zelfs zo ver dat werkkopieën  van de computer worden afgehaald op het moment dat een controle-opdracht is afgerond. Als laatste noemt Sperling het meegeven van een retentiedatum. “Bestanden die je van klanten krijgt aangereikt, kun je een datum meegeven. Zodat ze na een bepaald aantal dagen automatisch worden verwijderd.” Daarnaast kan de accountant al standaard een zogeheten lock down instellen. “Dat wil zeggen dat het dossier automatisch sluit na 60 dagen na datum van de controleverklaring.”

Al met al brengt de cloud nieuwe mogelijkheden met zich mee. Deze verbeteren de kwaliteit van dossiervorming. Sperling: “Het voegt daadwerkelijk kwaliteit toe aan je controle-opdrachten. De accountant kan beter, effectiever en efficiënter samenwerken, terwijl hij het overzicht behoudt.” Dat is een welkome aanvulling voor accountantskantoren. Zeker nu de AFM kritischer is dan ooit op de kwaliteit van controledossiers.

CaseWare - Stel een vraag