In één handeling naar een getekende opdracht

Omdat we steeds proberen om onze klanten nog efficiënter te laten werken en te laten samenwerken met hun klanten was de directe koppeling tussen AuditCase en ValidSign een logische nieuwe stap.

Wat kon AuditCase al?

AuditCase CRM en DMS voor accountantskantoren bevat standaard al de functionaliteit om documenten te genereren op basis van Microsoft Office templates. We zien daarnaast dat kantoren extra handelingen moeten verrichten om de documenten te laten ondertekenen door klanten en vervolgens het dossier volledig maken met de ondertekende versies. Hier gaat kostbare tijd verloren en mist de accountant wellicht het overzicht over welke documenten wel en welke nog niet retour zijn ontvangen. Ook wanneer de accountant na de eerste versie nog een of meerdere aangepaste versies van het document aan de klant moet sturen.

Integratie voor digitaal ondertekenen

Om het proces te versnellen hebben we daarom aansluiting gezocht bij ValidSign, een partij met een bewezen oplossing in de markt voor accountantskantoren. ValidSign biedt een oplossing voor het rechtsgeldig en digitaal ondertekenen van documenten. Het is eenvoudig in gebruik, vanaf ieder device toegankelijk en gemakkelijk te implementeren binnen de processen van AuditCase.

Vanaf nu is het mogelijk om na het aanmaken van een document in AuditCase, bijvoorbeeld de verwerkingsovereenkomst of de opdrachtbevestiging, het document direct ter ondertekening aan te bieden aan de klant. De klant ondertekent deze en optioneel ondertekent de accountant zelf ook. Wanneer dit afgerond is, dan archiveren we direct en automatisch de ondertekende versie in het DMS van AuditCase op de juiste locatie. Met deze toevoegingen zijn gingen willen we ons onderscheiden; eenvoudig en zonder onnodige tussenschakels in het traject.

Kunt u dit al gebruiken?

Deze toevoeging is kosteloos voor iedere AuditCase klant met een doorlopend onderhoudscontract. Een aantal van onze klanten hebben al een contract bij ValidSign, maar mocht u dit nog niet hebben kunt u eenvoudig een instapovereenkomst bij ValidSign afsluiten of contact zoeken met onze gezamenlijke implementatiepartner Full Finance Consultants voor aanvullend advies en organisatorische begeleiding.