Datalekken en AVG: Voorkomen is beter dan genezen!

Eerder dit jaar verscheen er van ons een artikel met de titel ‘Verkeerde contactpersoon gemaild? Oeps!!’. Het gaat in dit artikel over datalekken en in het bijzonder het voorkomen van deze datalekken. Naast de Meldplicht Datalekken hebben we dit jaar ook te maken gehad met de AVG. Deze onderwerpen worden momenteel minder besproken dan in mei van dit jaar, maar zijn daarom niet minder belangrijk. In AuditCase hebben we een aantal functies die helpen een datalek te voorkomen.

Snel een e-mail sturen naar het info e-mailadres

Wanneer je binnen AuditCase een e-mail opstelt selecteer je eerst de klant en daarna een of meerdere ontvangers. Met deze functie geven we al de mogelijkheid om enkel en alleen te kiezen voor ontvangers die bij deze klant horen en binnen de groep bekend zijn. Je kan dus niet het info e-mailadres van een andere klant selecteren. Dit is een "foutje" die in e-mailclients, bijvoorbeeld Outlook, snel gemaakt kan worden.

Moet je nog wel e-mailen? Of deel je documenten op een andere manier met de klant?

Beter dan e-mailen, documenten met jouw klant delen in bijvoorbeeld CaseWare Cloud. Een betere optie is bijvoorbeeld documenten met de klant delen in CaseWare Cloud. Geef bij een dossierstuk aan welke bijlage(n) je wilt delen met de klant en tevens met welk contactpersoon bij deze klant. Dit kan bijna niet fout gaan! Je kan namelijk alleen documenten uit het dossier van de desbetreffende klant delen met contactpersonen die bekend zijn bij deze klant en ook bekend zijn als contactpersoon binnen CaseWare Cloud. Het document wordt dus altijd gedeeld met de juiste persoon bij het bedrijf.

Deze werkwijze kent AuditCase overigens niet alleen met CaseWare Cloud, maar ook in de koppelingen die wij hebben met diverse portals.

Het AVG-label

Het is inmiddels alweer een poosje geleden dat de AVG werd ingevoerd maar ook deze mogen we niet vergeten. Dossierstukken in AuditCase kunnen allemaal voorzien worden van een label. Een bijzonder label is het AVG-label. Hiermee kan je in een keer alle AVG-gevoelige documenten uit een klantdossier filteren. Deze functie alleen is al handig, maar het heeft nog andere voordelen. Bij documenten met dit label wordt er geen preview getoond. Documenten zonder label tonen standaard een preview; handig maar niet voor de privacy. Bij documenten met label moet de gebruiker eerst aangeven dat hij/zij het document wilt lezen. Deze informatie wordt vastgelegd in een logbestand. Zo heb je altijd overzicht welke AVG-gevoelige informatie voor je klanten in het dossier zit, maar ook wie er toegang hebben gehad tot deze informatie.

De vraag “hoe deel je efficiënt en veilig informatie met klanten en ook met de juiste klanten?” blijft een vraag die hier regelmatig gesteld wordt. Wij zullen bij onze nieuwe ontwikkelingen altijd rekening hiermee blijven houden met bovenstaande randvoorwaarden houden.