Datalekken en AVG: Voorkomen is beter dan genezen!

Leestijd 2 min
08 October 2020, laatste update 08 oktober 2020

Eerder dit jaar verscheen er van ons een artikel met de titel ‘Verkeerde contactpersoon gemaild? Oeps!!’. Het gaat in dit artikel over datalekken en in het bijzonder het voorkomen van deze datalekken. Naast de Meldplicht Datalekken hebben we dit jaar ook te maken gehad met de AVG. Deze onderwerpen worden momenteel minder besproken dan in mei van dit jaar, maar zijn daarom niet minder belangrijk. In AuditCase hebben we een aantal functies die helpen een datalek te voorkomen.

 

Snel een e-mail sturen naar het info e-mailadres

Wanneer je binnen AuditCase een e-mail opstelt selecteer je eerst de klant en daarna een of meerdere ontvangers. Met deze functie geven we al de mogelijkheid om enkel en alleen te kiezen voor ontvangers die bij deze klant horen en binnen de groep bekend zijn. Je kan dus niet het info e-mailadres van een andere klant selecteren. Dit is een "foutje" die in e-mailclients, bijvoorbeeld Outlook, snel gemaakt kan worden.

 

Moet je nog wel e-mailen? Of deel je documenten op een andere manier met de klant?

Beter dan e-mailen, documenten met jouw klant delen in bijvoorbeeld CaseWare Cloud. Een betere optie is bijvoorbeeld documenten met de klant delen in CaseWare Cloud. Geef bij een dossierstuk aan welke bijlage(n) je wilt delen met de klant en tevens met welk contactpersoon bij deze klant. Dit kan bijna niet fout gaan! Je kan namelijk alleen documenten uit het dossier van de desbetreffende klant delen met contactpersonen die bekend zijn bij deze klant en ook bekend zijn als contactpersoon binnen CaseWare Cloud. Het document wordt dus altijd gedeeld met de juiste persoon bij het bedrijf.

Deze werkwijze kent AuditCase overigens niet alleen met CaseWare Cloud, maar ook in de koppelingen die wij hebben met diverse portals.

 

Het AVG-label

Het is inmiddels alweer een poosje geleden dat de AVG werd ingevoerd maar ook deze mogen we niet vergeten. Dossierstukken in AuditCase kunnen allemaal voorzien worden van een label. Een bijzonder label is het AVG-label. Hiermee kan je in een keer alle AVG-gevoelige documenten uit een klantdossier filteren. Deze functie alleen is al handig, maar het heeft nog andere voordelen. Bij documenten met dit label wordt er geen preview getoond. Documenten zonder label tonen standaard een preview; handig maar niet voor de privacy. Bij documenten met label moet de gebruiker eerst aangeven dat hij/zij het document wilt lezen. Deze informatie wordt vastgelegd in een logbestand. Zo heb je altijd overzicht welke AVG-gevoelige informatie voor je klanten in het dossier zit, maar ook wie er toegang hebben gehad tot deze informatie.

De vraag “hoe deel je efficiënt en veilig informatie met klanten en ook met de juiste klanten?” blijft een vraag die hier regelmatig gesteld wordt. Wij zullen bij onze nieuwe ontwikkelingen altijd rekening hiermee blijven houden met bovenstaande randvoorwaarden houden.

Vond je dit artikel interessant?

Ontvang de nieuwste blogs, informatie over trainingen en het laatste nieuws in je mailbox.

Deel artikel
Daniël Aardoom, Product Owner
Daniël is drie jaar werkzaam bij CaseWare Nederland. Gestart met commerciële werkzaamheden en na Product Specialist bij AuditCase te zijn geweest is hij nu Product Owner AuditCase. Naast commerciële trajecten begeleidt hij ook implementatietrajecten bij nieuwe klanten.
Daniël is drie jaar werkzaam bij CaseWare Nederland. Gestart met commerciële werkzaamheden en na Product Specialist bij AuditCase te zijn geweest is hij nu Product Owner AuditCase. Naast commerciële trajecten begeleidt hij ook implementatietrajecten bij nieuwe klanten.

Meer over dit onderwerp

Versie 1.0.7. van de AuditCase app staat in het teken van het waarborgen van de veiligheid van je data.

AuditCase app versie 1.0.7 nu beschikbaar voor IOS en Android

Met de nieuwe mobiele versie van AuditCase heeft iedere gebruiker binnen enkele seconden waar, wanneer en met welk apparaat dan ook, de vaste gegevens van de klant, het telefoonnummer van contactpersonen of een specifiek dossierstuk bij de hand.

Lees verder
CaseWare zet eerste stappen met CaseWare Analytics.AI

CaseWare zet eerste stappen met Analytics.AI

Data-explosie? In het jaar 2000 was maar een kwart van onze data digitaal opgeslagen, de rest lag vast in de vorm van boeken, kranten, videotapes, fotoalbums etc. In 2007 was nog slechts 6% analoog opgeslagen en ik vermoed dat dit nu nog maar zo’n 1% is. 

 

Lees verder
WWFT+ voor het in kaart brengen van klantrisico's

WWFT+ voor het in kaart brengen van klantrisico's

Veel kantoren worstelen met een goede en tegelijkertijd efficiënte registratie van het Wwft cliëntenonderzoek. Met de voortdurende wijzigingen in wet- en regelgeving wordt er een beroep gedaan op de medewerkers van het kantoor alert te zijn op deze wijzigingen in plaats van bezig te zijn met de risico’s in kaart te brengen. Hierdoor kunnen klantrisico’s niet of verkeerd worden ingeschat en kan je achteraf in de problemen komen.

Lees verder
Daniel Aardoom vertelt over het onderzoek naar het inzetten van NFC technologie bij AuditCase

Digitale identificatie: toekomstmuziek of realiteit?

Een kopie van een ID-kaart of paspoort opvragen. Mag dat wel als accountant? En mag je de kopie vervolgens opslaan? Zo ja, hoelang dan? Het is een actueel onderwerp, helemaal in tijden dat we veel op afstand werken. Wij gaan niet op de stoel van de wetgever zitten, maar wat als het makkelijker kan?  

 

Lees verder
Geen berichten gevonden