7 redenen

Waarom CFO's vaarwel tegen Excel zeggen...

16-07-2018

Waarom u spreadsheets tot het verleden moet laten behoren? Het belangrijkste is dat u als financial met Excel en soortgelijke spreadsheet programma's niet meer kan voldoen aan de hedendaagse eisen aan kwaliteit en professionalisme.

Volgens IT-onderzoeksbureau Gartner neemt de behoefte van organisaties om met grotere hoeveelheden data om te gaan alleen maar toe. Dit betekent dat de tools waarmee wordt geanalyseerd, deze toename moeten kunnen verwerken, met de snelheid die uw klanten willen. Dat geldt voor financials in de business, maar ook voor accountantskantoren. Het gebrek aan die snelheid, is meteen de reden waarom veel CFO's in de Wall Street Journal zich van het bekende spreadsheetprogramma Excel afkeren. Mark Garrett, de financieel directeur van Adobe, kan simpelweg er niet achter komen welke banen nu zijn ingevuld en welke verplichtingen aan salarissen daar tegenover staan.

7 redenen om te stoppen met spreadsheets

1. Zwervende documenten door de hele organisatie
2. Foutgevoeligheid
3. Verschillende manieren van werken in spreadsheets
4. Afhankelijk van één of twee spreadsheetgoeroes
5. Ontbreken van gestandaardiseerd proces (en dat ondermijnt de kwaliteit)
6. Rapportages niet te analyseren vanuit spreadsheet zelf
7. Spreadsheets lopen achter de complexiteit van de organisatie aan

Toekomst aan systemen die één versie van de waarheid bieden

Een andere CFO zegt het treffend: “Als ik wil weten welke leningen we hebben afbetaald en welke we in het laatste kwartaal hebben geherfinancierd, krijg ik verschillende antwoorden van verschillende teams.” En dat ook nog eens uit verschillende spreadsheets. De toekomst is dan ook aan systemen die één versie van de waarheid bieden. Geen zwervende documenten door de organisatie, maar één plaats waar financials samen kunnen werken aan betrouwbare data. Door één versie van de waarheid kan de bedrijfsvoering transparanter worden en gaat er minder tijd verloren aan discussies over definities van de indicatoren waarop moet worden gestuurd. De jaarrekening is er simpelweg mee op te stellen. Ook wordt daarmee duidelijk wat de herkomst en de betrouwbaarheid van gegevensverzamelingen is. Er is zelfs een trail aan te leggen, waardoor de gebruiker precies weet wie wanneer met welke data op welk moment aan de slag is gegaan. 

Altijd wachten op de zwakste schakel

Het kan dus ook anders. Vooral ook om de verschillende manieren van werken in spreadsheets aan te pakken. Want door die verschillen moet u, bijvoorbeeld bij een consolidatie van de jaarcijfers, continu wachten op de zwakste schakel. Gaat hij of zij nog aanleveren? Iets wat u niet wilt als deadlines voor de jaarrekening met rasse schreden naderbij komen. Laat staan dat u achter data aan wilt zitten. Die tijd wilt u eigenlijk gebruiken om data te analyseren en afwijkende cijfers te onderzoeken. Standaardisatie van systemen biedt workflowmanagement: een eensluidende manier om data snel te verzamelen en op elkaar af te stemmen. Met de belofte van consistente brondata die u via de cloud 24 uur per dag, 7 dagen in de week kan benaderen. Met ook overzicht over de gegevens die u nog moet krijgen.

Exact de stappen doorlopen

Dat geldt zowel voor de financial in business als voor accountantskantoren. Als voorbeeld nemen we de Controle Manager van CaseWare. Dat is een systeem waarmee accountants controle-opdrachten aanmaken. Binnen het dossier vindt de accountant exact de stappen die hij doorloopt voor een controle-opdracht. Bij controle-opdrachten kunnen teams zo diepgravend samenwerken aan één opdracht. Accountantskantoren weten vervolgens ook nog wat er ontbreekt omdat ze overzicht hebben van de voortgang over dossiers heen. Dat is niet alleen handig voor de controleleider, maar ook voor de compliance officer van het accountantskantoor. Die laatste kan zien of er zich in de dossier frauderisico's voordoen. De controleleider op zijn beurt krijgt een signaal als documenten van een controle-opdracht niet in de juiste volgorde zijn ingevoerd. Dat alles krijgt u niet voor elkaar met spreadsheets.

Op naar 100 procent betrouwbare gegevens

Natuurlijk, het is lastig om spreadsheets los te laten. Maar het zal, op weg naar een verdere professionaliseringsslag, toch moeten. Want wat gebeurt er op het moment dat één of twee van uw spreadsheetgoeroes binnen uw bedrijf wegvallen? Hoeveel formules en macro’s verschijnen er in uw organisatie waar maar een paar personen in uw organisatie verstand van hebben? Daarnaast speelt foutgevoeligheid. Onderzoek van de TU Delft toont aan dat van 15.000 spreadsheets er 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Dat terwijl je als financial maar één ding wilt: 100 procent betrouwbare cijfers presenteren. Als een onderneming bijvoorbeeld een winstverwachting afgeeft omdat een cel in een spreadsheet niet één keer, maar twee keer is meegeteld, is dat een regelrecht rampscenario.  

Wat vertelt de data ons daadwerkelijk?

Zie er maar eens achter te komen. Want het verband ontdekken tussen de cijfers die u in spreadsheets ziet en de transacties die tot deze cijfers hebben geleid, is handmatig detectivewerk. Hoe kunt u erachter komen of u te maken heeft met 'corrigerende' invoeren met een reden of gewoonweg met een fout? Of zoals Mark Garrett, financieel directeur van Adobe Inc., het zegt: “Ik wil niet dat medewerkers van onze financiële afdeling bezig zijn met het importeren, exporteren en manipuleren van data. Ik wil dat ze bezig zijn met wat de data ons daadwerkelijk vertellen.”

Benieuwd hoe het anders kan? Lees de whitepaper Continuous Reporting of neem contact met ons op.