Waar staan die klantgegevens eigenlijk?

Recht op vergetelheid

07-05-2018

Als persoon mag je zelf bepalen wat je met jouw gegevens doet. Bijvoorbeeld hoe en wat je deelt op social media. Een organisatie mag deze keuze niet maken voor een persoon, tenzij er wettelijke uitzonderingen zijn waardoor persoonsgegevens wel verwerkt mogen worden. Een persoon heeft dus het recht om vergeten te worden. Binnen de AVG wordt dit aangemerkt als 'het recht op vergetelheid'. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene hier om vraagt.

Bewaarplicht versus recht op vergetelheid

Direct een lastig dilemma voor veel accountantskantoren. Aan de ene kant heeft de accountant te maken met een wettelijke bewaarplicht en aan de andere kant moet de accountant ook 'het recht op vergetelheid' toepassen. Wel kunnen we stellen dat er veel informatie bekend is over wat de wettelijke bewaartermijnen zijn en hoe je dit met de komst van de AVG moet invullen. Lees bijvoorbeeld dit artikel van het SRA maar eens.

Lastiger wordt het als de gegevens van een persoon op meerdere plaatsen terug te vinden zijn. Wat staat er in welk digitaal dossier en wat is er nog aanwezig in mijn papieren archief? Heb ik nog ergens een back-up gemaakt waar die gegevens ook in staan?

Denk na over documentbeheer

Voor een deel is 'het recht op vergetelheid' en de wettelijke bewaarplicht te ondervangen met goed documentbeheer. Als je afspreekt waar je documenten bewaart kan je ze vervolgens eenvoudig managen. Ook de manier waarop je iets bewaart en het archiveren van documenten is ontzettend belangrijk. Het is erg lastig om allerlei back-ups te doorzoeken naar gegevens van klanten die de termijn van de bewaarplicht al hebben gepasseerd. Doe ik dit op een eenduidige manier? En sla ik het op een centrale plek op?  Als dit antwoord ja is, dan kan ik eenvoudiger aan 'het recht op vergetelheid' en de wettelijke bewaarplicht voldoen.

Slim documentbeheer in CaseWare Cloud

Om er voor te zorgen dat je als accountantskantoor slim omgaat met 'het recht op vergetelheid' en de wettelijke  bewaarplicht zal je de klantspecifieke documenten goed moeten beheren. Binnen CaseWare is het mogelijk om je documenten vanuit een centrale omgeving te managen en in één overzicht in te zien. Wil je meer zien hoe wij jouw documentmanagement vorm kunnen geven? Wij laten het graag zien!

Gert-Jan van Veluw

Blijf op de hoogte van CaseWare
Neem vrijblijvend een CaseWare-ID of log in.