Betrouwbare data en continuous monitoring

31-01-2017

CFO, controller en externe accountant zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is daarom van belang dat zij efficiënt samenwerken. Het goed kunnen vastleggen, beheren en delen van (niet-)financiële informatie is een must, aldus accountmanager Leon van Uffelen en manager Innovatie en Ontwikkeling Hugo Steensma van CaseWare Nederland.

Efficiënt samenwerken staat dus met stip op 1. Je zou denken dat iedere organisatie zich daarvan bewust is. Steensma: “En toch zijn er organisaties waar de afdeling Finance nog ‘knutselt’ in Word en Excel. Meerdere medewerkers maken in die programma’s tabellen en berekeningen. Ik zal niet zeggen dat ‘iedereen maar wat doet’, want dat is niet zo. Maar doordat meerdere mensen op verschillende manieren werken, is de kans natuurlijk groot dat er zaken misgaan en cijfers niet kloppen.” Van Uffelen: “En dat niet alleen. Op die manier werken kost een organisatie veel tijd, en dus ook geld. Het maken van verantwoordingsinformatie is dan een hele exercitie en kost veel energie.”

Minder stress
Een goed overall softwaresysteem voorkomt dit. Van Uffelen: “Zo’n totaaloplossing zorgt voor uniformiteit, één manier van rapporteren en voorkomt fouten omdat iedereen in hetzelfde systeem werkt. Aanpassingen zijn ook in een mum van tijd gedaan.” Steensma vult aan: “Je kunt het proces veel efficiënter inrichten en de data zijn van hoge kwaliteit en betrouwbaar. De verwerkingstijd gaat omlaag en dat zorgt voor minder druk en stress.”

In de cloud
Maar wat als de accountant met een ander systeem werkt dan de organisatie? Steensma: “Dat is totaal geen probleem, daarvoor kunnen ze samenwerken in een cloudplatform. Daar is het mogelijk om dossiers en bestanden uit te wisselen, deadlines te bewaken en taken te monitoren. En de informatie is direct te benaderen op elk moment, continuous monitoring dus. De externe accountant kan hierdoor altijd de allerlaatste informatie meenemen in zijn dossiers.”

Organisaties met vestigingen in meerdere landen kunnen ook met de totaaloplossing van CaseWare werken. Van Uffelen: “CaseWare zit in 130 landen, ieder land maakt de software gereed voor ‘lokale’ wet- en regelgeving, maar de basissoftware is uniform en uitwisselbaar. Een vestiging in bijvoorbeeld Spanje kan moeiteloos gegevens uitwisselen met een vestiging in Nederland. Waardoor de betrouwbaarheid van data verder wordt vergroot.” Van Uffelen komt nog even terug op de rol van de accountant: “Zijn rol verandert deels. Door een goede totaaloplossing wordt er meer in de organisatie zelf gedaan, de accountant kan zich daardoor meer richten op een adviserende rol.”

Rapporteren volgens SBR
Per 2017 zijn organisaties (micro- en kleine entiteiten) verplicht om hun financiële rapportages aan te leveren volgens de SBR-methode. SBR staat voor Standard Business Reporting. Steensma: “Dat is een standaard manier van financieel rapporteren aan overheidsinstellingen, banken en andere instanties, bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Met SBR leg je de financiële gegevens eenmalig op een standaard manier vast. Het gaat dan bijvoorbeeld om periodieke rapportages, jaarrekeningen, kredietrapportages, belastingaangiften en statistiekopgaven.” Het voordeel van deze manier van rapporteren is dat gegevens eenmalig standaard worden vastgelegd en hergebruikt. Van Uffelen: “Dat scheelt een heleboel tijd en werk. Daarnaast is het door de standaardisatie minder foutgevoelig en rapporten zijn goed met elkaar te vergelijken.”

Gouden predicaat
Het is van belang dat organisaties voor 2017 zaken ‘in control’ hebben, want vanaf volgend jaar brengen de drie grote banken kosten in rekening als een kredietrapportage niet via SBR wordt aangeleverd. Daarvoor kunnen organisaties ook terecht bij CaseWare. Sterker nog, onlangs ontving het bedrijf tijdens een feestelijke uitreiking het gouden predicaat SBR Banken. Steensma: “Wij hebben ruim 500 succesvolle kredietrapportages volgens de SBRmethode gefaciliteerd. Dat betekent dat de rapportages technisch en inhoudelijk succesvol zijn aangeleverd en bruikbaar zijn voor kredietprocessen binnen de banken.” Van Uffelen: “En daar zijn we best trots op.”

Blijf op de hoogte van CaseWare
Neem vrijblijvend een CaseWare-ID of log in.