Samen voorbereiden is het halve werk

08-12-2015

Het samenstellen van de jaarrekening is steeds vaker een kwestie van teamwork. Waar de accountant in het analoge tijdperk nogal eens een schoenendoos met bonnetjes toegeschoven kreeg, zorgt de digitale snelweg tegenwoordig voor druk e-mailverkeer tussen de accountant en de ondernemer. Dat lijkt een stuk efficiënter maar de praktijk wijst uit dat het nog beter kan.

Want hoe verloopt zo’n proces doorgaans? In de verkenningsfase van de jaarrekening inventariseert de accountant welke documenten hij nodig heeft om te kunnen starten. Vaak kost het de nodige mailtjes en telefoontjes voordat de ondernemer alles heeft aangeleverd. In het gunstigste geval gebeurt dat met netjes gebundelde bijlagen in één e-mail. Helaas komt het net zo vaak voor dat de documenten verspreid over meerdere dagen en e-mails, al dan niet compleet, langzaam binnendruppelen. De accountant verzamelt ze ergens op zijn of haar computer om ze vervolgens één voor één in te voeren in CaseWare. Heel wat beter dan de schoenendoos maar efficiënt is anders.

Als accountant en ondernemer ervoor kiezen om de voorbereidingen voor de jaarrekening in goede samenwerking uit te voeren, valt er veel (tijd)winst te behalen. Waar zou die samenwerking uit moeten bestaan? Het doel moet in elk geval zijn dat de benodigde documenten snel, compleet en zonder miscommunicatie worden uitgewisseld en op één centrale plek worden verzameld. Helemaal mooi wordt het als ze vanuit die centrale plek automatisch in CaseWare kunnen worden ingelezen. Vanuit deze gedachte heeft CaseWare een tool ontwikkeld om de gewenste samenwerking te ondersteunen: de Prepare By Client List (PBCL).

Kort gezegd is dat een digitale ‘boodschappenlijst’ van de accountant voor zijn klant. Laatstgenoemde ontvangt deze niet per mail maar via het klantportaal van het kantoor. De opdracht is simpel: zoek de gevraagde gegevens en documenten bij elkaar om het dossier compleet te maken en verzend ze met één klik naar het portaal. Vandaar uit worden ze automatisch ingelezen in CaseWare en op de juiste plek in het dossier gezet.

Met de Prepared By Client List zorgen de accountant en de klant er samen voor dat het dossier gereed is voor de volgende fase. Dat scheelt tijd, geld en wellicht ook ergernis. De PBCL is sinds oktober beschikbaar en wordt standaard uitgeleverd via de Samenstel Manager en CaseWare Controle Manager. Klik hier voor een korte video. 

Kies voortaan ook voor ‘informatie delen’ in plaats van ‘informatie mailen’ en geef een nieuwe boost aan de samenwerking met de klant. 

Blijf op de hoogte van CaseWare
Neem vrijblijvend een CaseWare-ID of log in.